記得有句話是這麼說的：「當你真心想做某件事時，全宇宙都會聯合起來幫助你」，舉辦「五彩繽芬」芬蘭主題分享會的過程，可說是這句話最真實的寫照！

那些在芬蘭的未竟之事

2020 年 3 月，因為新冠肺炎的緣故，我比預期提早將近一個半月離開芬蘭。這半年的時光收穫頗豐、但更多的是有許多未竟之事的遺憾，才剛開始認識這個國家，就要在匆忙中離開。

回臺居家檢疫期間，我開始接觸旅遊類播客（Podcast）節目，也陸續接受約莫十多個節目訪問，分享在芬蘭工作與生活的點滴。透過這些訪談，我發現對芬蘭有興趣的臺灣聽眾其實不少，更有幸認識許多旅遊主題的知名創作者，包含《豬豬隊友》的 Scott & Wendy、《解鎖地球》的游尚傑、《旅行熱炒店》的 Jerome 等，更棒的是，我開始與《芬蘭可可豆》、《台芬警報》等以分享臺灣人在芬蘭經驗為主題的自媒體經營者建立聯繫，與芬蘭的連結感彷彿被重新建立起來！

分享會念頭－萌芽到成真

在聆聽廣播節目線上分享之外，我也分別參加由《豬豬隊友》、《故事青旅》達叔等人舉辦的旅遊主題分享會，看到其他創作者透過實體活動與更多的老朋友、新朋友交流，讓我也開始萌生舉辦「芬蘭主題分享會」的念頭，尤其近期再參與《解鎖地球》游尚傑、《旅行快門》許庭棟的分享會，再加上邊境解封、國際旅行逐漸恢復正常，這樣的動機更加強烈。

而最關鍵的分享會經驗，莫過於 2022 年底由《旅行熱炒店》主廚 Jerome 舉辦的「快閃實體店」活動，因為此時已經開始在試探性詢問其他可能的講者，會把芬蘭主題分享會辦成的可能趨於九成，我偷偷跟兩場盛況空前的臺北場學了好多招，比如場地費贊助方式、流程安排、人員配置等，每個細節都值得觀察。

「旅行熱炒店」快閃實體店 12/17 臺北場合照（取自旅行熱炒店臉書）

分享會最初的構想，是找同樣有芬蘭導遊經驗的夥伴們，一同介紹當地旅遊體驗，但這樣就會把深度侷限在最淺的「觀光」層面，十分可惜。於是，我開始試著邀請有在當地長期生活經驗的好朋友們，但因這些人未必同時都在臺北，是否能順利找齊人選也是經過了一番反覆確認。

2022～2023 年跨年夜，收到某位原本很可能無法到場的講者傳來私訊，說她可以在我跟另外一位講者約的日期：2023 年 2 月 12 日（星期天）下午騰出時間，這真是天大的好消息！至此，我迎接了籌辦這場活動的第一個幸運：找齊心目中理想的講者，名單如下：

除此之外，還非常榮幸邀請到曾透過 ICYE（社團法人台灣國際青年文化交流協會） 在芬蘭擔任國際志工的「賴拉奇 Lucky」，以及婚後移居芬蘭、非常難得在臺灣的「芬蘭可可豆 Coco Talk in Finland」為特別嘉賓，帶給大家更多元臺灣人在芬蘭的觀點，讓活動內容更加豐富！

尋覓場地

要辦一場實體活動，在敲定講者與特別嘉賓後，剩下最重要的就是「找場地」。

要在臺北市找到活動場地其實並不困難，光「Happ. 小樹屋」就有不少選擇，但要找到真正理想的地方、一一設下條件後，就會發現選擇其實十分有限。針對本次活動，我設的條件大致如下：

• 地點：臺北市中山、松山、信義、大安、大同、中正或萬華區，距離最近的捷運站步行不超過十分鐘。
• 樓層：地上層優於地下層，若臨時連不到活動場地的無線網路，較有機會用手機熱點應急；超過三樓者應有電梯。
• 容納人數：約 30 人。
• 提供設備：飲水、洗手間（提供衛生紙）、投影設備、音源線、無線麥克風、無線網路、空調。
• 費用：每小時 2000 以內，優先考慮每小時 1000 以內者。
• 加分項目：垃圾清潔、開放飲食、付費供餐、假日有人值班、場地本身與北歐主題有關。
• 排除項目：教育中心、教室、商務用會議空間。

最容易符合上述條件的有書店、咖啡廳或青年旅館，我大概花了一週到處打電話詢問、並到幾個聽起來較符合條件的地點實際考察，最終敲定在「毛時光共享空間」舉行，主要原因如下：

• 最近的捷運站為「松江南京站」，為兩線交會的大站，附近公車、公共自行車、停車都算方便。
• 廁所共有兩間，空間大且乾淨，馬桶為坐式且提供衛生紙、洗手乳。
• 可用餐，場地清潔費為 300，尚在可負擔範圍內。
• 空間運用彈性大，來 10 人視覺上不會太空、來 60 人也塞得下。
• 場地布置為暖色調，氣氛溫馨。
• 每小時費用在 1000 內。
• 勘查場地時，即完成無線網路、投影設備、麥克風與音源線等器材測試。
• 提供立牌，可將活動海報放在門口供辨識。
• 場地方人員未於場堪時強力推銷或表現得不歡迎，訊息回覆也算即時。

當然，這場地仍有某些層面未完全滿足需求，如飲用水非來自飲水機、活動場地位於二樓且沒有無障礙設施、門口無騎樓遮雨、假日無人值班等，但在 2 月 12 日下午仍可租借、且費用符合預算的限制下，能滿足這麼多條件已經很不容易，只希望當天能有好天氣、不要出現無法自行處理的狀況，若有人坐輪椅或推嬰兒車入場，也能夠有其他活動參與者協助。

活動場地照片（取自毛時光出租共享空間（寵物友善空間）臉書）

美宣品設計

因為一直以來就不是很有美感的人，設計美宣品對我來說是天大挑戰，最開始的構想是找有相關經驗的創作者或專業設計師，無奈人選不是沒空就是報價超過預算，於是，到頭來，這件事情還是回到了我的身上。

要設計的項目包含 Google 表單封面照片、A4 海報、Instagram 一般貼文 & 限時動態、臉書封面照片、工作人員名牌、行前通知附圖等，我一邊構思、一邊參考其他類似活動素材找尋設計靈感，主要參考對象有「AppWorks School 2022 三月女性校友線上分享會」、「以色列「女生1+1+1」獨旅以色列不可思議？！巡台講座活動」、「Glints 職涯講座 — 你所不知的軟體工程職涯核心能力」、「跟著行銷職人這樣做，創出爆款品牌力！」，對於色調與風格的想像，則參考台芬警報臉書封面照片。

最終的成果以冷色系為主軸，用針葉林與極光的意象，搭配馴鹿、雪橇與雪花圖示，呈現北歐意境，文字說明則為淡藍色，避免全白給人刺眼的感覺。活動主題也花了些時間思考，原本有想過用「芬蘭面面觀」這類能夠一目了然的標題，但因為還是偏好玩諧音梗，最後靈光一閃，就想到「五彩繽芬」，這個「五」還可以詮釋為「旅遊、留學、工作、文化、生活」五大面向。

由左而右分別為臉書封面照片、Instagram 貼文與工作人員名牌

比較特別的是，為了降低有人未報名就直接到場的可能，我未在美宣品與各式宣傳文中直接標明活動地點，但仍提供最近的捷運站資訊，讓有興趣的人就算不知道實際位置，也可以透過捷運站所在推估是否方便前來。

至於設計時是用那個繪圖軟體呢？Canva? Adobe Illustrator? Figma? 以上通通都不是！答案是簡報軟體 Microsoft PowerPoint！以業餘的設計與繪圖來說，PowerPoint 其實已經能滿足大部分的需求。

在最開始的繪圖過程中，其實一直有配色與平衡問題搞不定，但怎麼修、怎麼怪，直到某天被坐在一旁的其他實驗室同學瞄到，她直接跟我說「可以把整張極光照片展開到全部畫面」，我一照做便立刻解決了當初打轉超久的問題，能夠得到這麼及時又有幫助的美宣建議，是我籌辦這場活動的第二個幸運。

行銷

待人選與場地敲定、美宣品與文案都完成後，終於可以對外公布、開始跑行銷！

活動日期為 2 月 12 日，我原本抓活動前一個月就要讓行銷起跑，但因 1 月初仍在處理學校的期末專案、美宣品與宣傳文案也尚未完備，最後是到 1 月 17 日才正式對外公布，貼文範圍包含個人臉書、Instagram 粉絲專頁、LinkedIn、NTU台大學生交流板、NCCU政大學生交流版、Dcard、甚至還有程人頻道 Discord 群，兩位講者與兩位特別嘉賓也使用各自的社群平臺分享這場活動。

此時是最賣人情的時機，感謝何小艾、旅行熱炒店－Jerome、Tofu 思生活紀錄、Elmira Chen、旅行鴨 Angel、旅行快門－Firas、豬豬隊友 Scott & Wendy、Alice の 日常紀錄、移落心境－小植 & 豆腐、解鎖地球－游尚傑、故事青旅－達叔、俄語森林－卡嘉、庭院上的故事－晉弘 & 巧丹、理財愛玩客－湯姆、卅後派對－Sicca & Ben 等多位創作者的友情行銷，另有部分人員使用私人帳號或臉書幫忙宣傳，能夠有這麼多人無償幫忙推廣這場活動，還在行銷開跑未滿 72 小時就額滿、後面還有人排候補，無疑是我籌辦時迎接的第三個幸運。

多媒體素材授權

回國後我常透過 Visit Rovaniemi 的影片回顧在芬蘭的點滴，而這次要舉辦芬蘭主題的分享會，用這些影片串場、甚至當開頭或結尾影片未免再適合不過，但是，對方會同意嗎？

基於尊重智慧財產權，我透過 Instagram 訊息與電子郵件詢問 Visit Rovaniemi 與 VisitFinland，兩個單位皆無償授權我們公開播映他們的影片，這讓我多了不少可運用的多媒體素材，是我在籌辦活動時的第四個幸運，尤其 VisitFinland 的《TOP reasons to stopover Finland》影片更是深得我心，用不到兩分半的時間呈現芬蘭各處旅遊亮點，還有非常振奮人心的配樂，我第一次觀看時便起了無數雞皮疙瘩，直接決定以它為開場影片：

開場影片：TOP reasons to stopover Finland (Copyright: VisitFinland)

來自芬蘭商務辦事處的協助

在活動開始前約兩週，我帶著興奮與緊張的心情，致電芬蘭駐臺機構「芬蘭商務辦事處」，想看看有沒有機會談合作。

接起電話的是芬蘭駐臺代表羅瑞（Lauri Raunio），他在聽到我們要籌辦分享會的消息，便給予非常友善的回覆，並轉介臺籍商務顧問 Chang, Hung-Yi 與我接洽，並歡迎我的到訪。記得剛走進位在國貿大樓 22 樓的辦事處時，瞬間有種回到芬蘭的感覺。代表與職員提供我們贊助獎項，也出借國旗讓我們拍照，要不是有辦事處的幫忙，我肯定不可能有這麼珍貴的資源。能夠得到芬蘭駐臺單位的協助，是我籌辦活動時的第五個幸運。

行前行政流程

行前要處理的工作共可分為對內、對外，還有介於之間三項。

所謂「對內」，指的是另外兩位講者，這兩位也是唯二有權看到報名狀況、信件草稿、簡報檔案等各類機密資料的人，我們除透過群組用文字溝通外，也開了兩次線上會議，核對彼此的分享內容與準備狀況。

至於「對外」，指的是所有來報名參加分享會的聽眾，在統整報名清單後，要在活動前至少一天寄發行前通知（後來是在活動前一週寄出），通知信內容包含時間與場地資訊、報到流程、場地入口照片、slido 提問表單連結、主辦人聯絡方式等，另提供人數更改／取消表單，便於掌握人數。

最特別的「介於之間」則可以比外部人員知道更多資訊、但依舊不能接觸機密資料，包含兩位特別嘉賓 Coco、Lucky 與小幫手。「小幫手」制度是我在《旅行熱炒店》快閃實體店學到的方法，因為活動現場需要工作人員，我也沒有預算去找工讀生，便在報名表單中加上「是否願意擔任小幫手？」選項，只要有意願，即可享有提早入場、保證有座位的權利，且可透過小幫手專屬群組，與講者及特別嘉賓交流，算是我能提供給這些熱心人士一點小小的回饋。

活動當天前置作業

2 月 12 日當天艷陽高照、溫暖舒適，這是我迎接的第六個幸運。

我們三位講者在一起用過午餐後，於 12:45 準時進入活動場地，開始進行簡單場佈並測試投影設備與音源線，雖說距離開放小幫手入場的 13:10 有預留 25 分鐘準備時間，要完成所有器材測試、確認廁所衛生紙與洗手乳、準備好小幫手用品等前置作業還是十分匆忙，待開放小幫手們於 13:10 入場，又是一陣忙亂，要讓大家領取各自物品、放好飲品與垃圾袋、搬完所有桌椅、再於安排位置站定。我在活動前即陸續於群組公布小幫手們的分組與工作事項，當天便能用很短的時間交代每個人的任務，有「攝影」與「人員引導」兩大組，各組內再細分彼此的工作項目。

感謝小幫手協助把辦事處提供的芬蘭國旗懸掛於一樓

我們約在 13:35，也就是開放大眾入場前五分鐘完成所有準備，在那之後，我便回到二樓架攝影設備，一樓就完全交給在場的小幫手們。因為報名人數眾多，為避免先報名者因較晚抵達而沒位子，我依報名順序採用「分流入場」制，讓較早報名的人可獲得較前面的報名序號、優先入場，但若晚於留給他的時間抵達，則須與該時段其他人員一同入場，形同自願放棄優先選位的權利。

行前通知範例，透過外掛程式客製化填寫參加者稱呼與報名序號

根據過往參加免費分享會的經驗，必定會有一定比例的人取消報名或未出現，因此，雖然報名人數已經超過場地可容納人數，我依舊邀請所有候補人員於 14:00 後入場，並附上「可能無座位」的但書，如此除能讓所有對此活動有興趣的人都有機會到現場參與，也可避免報名者「抵達後抱怨沒有座位」的爭議。

候補通知，以密件副本方式寄送

活動開始

因為候補與其他未報名人員要到 14:00 才能入場，我多留了五分鐘的準備時間，活動最終在 14:05 準時開始，在負責燈控的小幫手關燈後，開場影片為整場分享會開啟序幕。

第一頁投影片

這時其實出現了一段小插曲：我忘記先請另外兩位講者先坐定了！還好是在影片播出後不到一分鐘就發現，趕緊下樓通知兩人都還來得及，能在疏失中找到補救機會、並及時化解，是籌辦這場活動的第七個幸運。

活動時長共安排三小時，當中包含約五分鐘的搶答互動時間、還有最後屬驚喜橋段的感性時間。根據過往參加相似活動的經驗，聽眾問答通常會非常久，於是，有別於許多分享會是「講座為主、問答為輔」，我跟其他兩位講者討論時，就抓三人各自講約半小時的時間，後面留至少一個半小時供大家提問。

由左而右分別為 Ralph、Yen、Wasiq 分享

在填寫報名表單時，其實就已經收集了約十個問題，後續行前通知也包含提問的 slido 連結，有了 slido，就可以省下舉手、點人、提問者一邊問一邊整理思緒的時間，讓整體流程順暢許多。

提問環節的時間掌控是活動進行時的最大挑戰，因為活動尾聲有預留驚喜橋段，不能進行得太快，否則流程會搭不上；也不能進行得太慢，否則如果讓每位回答者暢所欲言、瘋狂補充，那鐵定會嚴重超時。

為了讓所有聽眾問好問滿，我們並沒有設定時間關閉 slido，但這就代表問題將隨著流程進行持續增加，我必須隨時緊盯剩餘時間與剩餘問題數，動態調整分配給每個問題的時間，同時與負責驚喜橋段的隱藏版小幫手核對進度，最終問答環節於約 16:52 結束，完整回答完 slido 上的 41 個問題後，還有餘裕開放現場提問，再加上最後的大合照與感性時間，活動在 17:00 前後準時結束。有幸能與回答問題的另外兩位講者及兩位特別嘉賓建立非常好的默契，小幫手與聽眾們也很幫忙，流程才能進行得如此順利。精準的控時是我當天最有成就感的部分，也是整場活動的第八個幸運。

最後一頁投影片，圖片取自 CTIF，右上角芬蘭文意思為「歡迎來芬蘭」

活動全程我皆有於後方錄影，因為主要攝影器材是一般用來當密錄器的攝影機，一度擔心找不到地方架設，還另外架了一部畫質較低的攝影機備用。但就這麼剛好，場地左後方懸掛著一具電話，當中的凹槽正好可以塞得下密錄器，一旁還有插座，可以讓攝影機一邊錄、一邊確保有穩定電源，且話機本身高度夠高，不擔心路過的人會擋住鏡頭，拍攝的畫面雖有很大比例都是牆壁，但這正好給了我空間於後製時同步播放簡報，解決了錄影畫面看不清楚投影幕的問題。

最終的錄影畫面如下，能夠有這麼巧妙的安排，讓我得以用完整的錄影檔回饋給許多填寫問卷的聽眾，是籌辦活動時的第九個幸運。

活動錄影檔截圖，已於後製時加上浮水印

活動結束

在活動前兩天、最後一次勘查場地時，我臨時多租一個小時，讓大家在活動結束後可以大聊特聊，小幫手們可以慢慢享用我特別準備的點心。

活動結束後的交流非常熱絡，有非常高比例的人員留在現場到處找人聊天、拍照，小幫手之間的互動也非常好，我們一同拿芬蘭辦事處提供的大國旗拍照，並把握機會跟夥伴們好好聊天，畢竟當了兩個多禮拜的網友，現在終於能面對面交談了！

我們聊得非常盡興，17:45 才開始場復並收拾垃圾，絕大多數的小幫手都留下來幫忙，讓收尾也出奇地順利，最後在場地方允許的最晚離開時間 18:15 走出毛時光共享空間，又是一次精準的控時。能夠找到近二十名如此熱心、又這麼給力小幫手們，無疑是籌辦本次活動時的第十個幸運。

小幫手們之間的緣分並沒有隨著活動落幕而結束，不到兩個月後，其中兩位成員就成了彼此的伴侶！辦分享會辦到變月老，可說是始料未及、也非常值得記錄的一段，看到這對帥哥美女在社群軟體上放閃，感覺分享會的價值又被他們提升不少。

小結

從芬蘭回國後，只要自我介紹時提到曾在芬蘭當極地導遊，很容易讓人眼睛一亮，過往上播客節目分享的經驗、以及在 Instagram 的貼文內容，也幾乎都跟芬蘭經驗有關，但這畢竟已經是三年前的事，一直講一樣的東西，不免有種不斷炒冷飯的感覺。我便不斷思考著，是否有什麼方式，可以延續這段回憶、同時又搞出不一樣的玩意呢？

於是，歷經超過一年的醞釀、還有一個多月的籌辦，「五彩繽芬」分享會終於誕生，因為有十個幸運同時降臨，活動的回響遠比想像中來得好！

• 第一個幸運，是找到理想的重量級講者與特別嘉賓。
• 第二個幸運，是有來自研究所同學對美宣品設計非常關鍵的建議。
• 第三個幸運，是有許多好朋友們幫忙推廣，以及超踴躍的報名狀況。
• 第四個幸運，是獲得芬蘭觀光部門授權公開播映其多媒體素材。
• 第五個幸運，是得到來自芬蘭駐臺單位「芬蘭商務辦事處」的協助。
• 第六個幸運，是老天也非常幫忙，活動當天天氣非常好。
• 第七個幸運，是活動開始後即便有小疏失，還是有及時化解。
• 第八個幸運，是與所有參加者的默契非常好，得以準時結束。
• 第九個幸運，是場地的各種巧合，可以留下比預期好的完整錄影檔。
• 第十個幸運，是招募到一群超熱心、又超給力的小幫手們。

這是我第一次以個人名義籌辦活動，很幸運初試啼聲就爆滿。根據活動問卷調查，平均滿意度達 4.8 / 5.0，算是為碩一的寒假畫下很棒的句點。

當然，我也在問卷看到了參與者的回饋，有鼓勵、也有建議，我會謹記這些寶貴意見，期盼下次如果還有機會再舉辦活動，可以走出新的高度！

最後，也歡迎大家追蹤講者與特別嘉賓們的自媒體：

1. 北國老虎 | Ralph 拉爾夫🐯
2. 北極圈養豬、Yen Lo | Photograph
3. 台芬警報 Taiwan-Finland Alert、水鹿遇到巡鹿
4. 芬蘭可可豆 Coco in Finland 🇹🇼 → 🇫🇮
5. 賴拉奇 Lucky

感謝小幫手 Lucy 協助剪輯回顧短片，當中的相片皆由攝影組 Bin 及 Peggy 拍攝